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Hola Evernoters, El día de ayer deje a mi hija en su guardería y platique un poco con el personal acerca de mi trabajo. Les comenté que trabajo para Evernote y me preguntaron que era. Para no hacerles la historia larga, se quedaron emocionadas que de existiera una herramienta sencilla para poderles ayudar con la administración de su trabajo. Al regresar en la tarde, les presenté una hoja sencilla con ideas (según yo) como pudiera Evernote ayudarles. Me pareció que sería buena idea compartirles el caso y ver que opinan ustedes. Primero identifique los siguientes datos: - El equipo es uno muy pequeño (2-3 personas), por lo que no habían buscado herramientas o algo similar - El numero de niños es reducido (5 o menos) por cada una de las cuidadoras - Utilizan mensajes SMS individuales o grupales para enviarnos fotos o avisos - Utilizan iPhones personales y una computadora Windows principal - Escriben a mano los recibos de pago - Mantienen la información para los padres de familia en hojas impresas, y a veces se quedan sin copias - Mantienen un registro con cada niño, que incluye formas, registros de vacunación y documentos firmados para la validez de la institución - Mantienen un registro de la documentación del inmueble, como inspecciones y otras cosas ¿Como usarían Evernote en una situación como esta? Yo ya tengo una respuesta pero me gustaría ver como harían la adaptación ustedes. Una de las cosas que me gusta de Evernote es que existen muchas variaciones y formas de adaptarse, incluso para todo tipo de bolsillo. Es por eso que antes de darles mi respuesta, me encantaría ver las suyas. Es más, podría encontrar maneras que no había pensado.
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Aunque Evernote facilita la búsqueda de contenido, es una buena idea establecer una forma coherente de organizar y nombrar las notas, libretas y etiquetas para facilitarte a ti y a otras personas encontrar lo que necesitan. Las libretas son la forma más fácil de organizar las notas en Evernote y, en general, se utilizan para separar las notas por categoría, ubicación u objetivo. Por ejemplo, puedes crear una libreta que se llame 'Notas de trabajo' y una que se llame 'Notas personales' para que estas notas estén separadas y sea más fácil encontrarlas. Organiza notas en las libretas para que puedas navegar, buscar y compartir notas similares fácilmente; por ejemplo, puedes crear una libreta para: Proyectos de trabajo Planificación de viajes Proyectos creativos Recursos de la empresa Recibos Contratos o documentos Tips para una mejor organización de tu cuenta Crea una estructura de libretas lógica Define un conjunto de etiquetas, que puedas volver a utilizar y que se ajuste a tus necesidades Establece normas para fijar los nombres 1) Crea una estructura de libretas lógica Ejemplos: Nombre Descripción Recursos Humanos: Contiene una serie de recursos compartidos con toda la empresa (políticas, beneficios, días de fiesta de la empresa, políticas y procedimientos, organigrama, etc.) Ventas y Marketing: Contiene historias y estudios de casos de empresas que utilizan bien un producto y se comparte con toda la empresa Desarrollo de Productos: Contiene notas con características, diseños, notas de reuniones y tareas y se comparte con cada equipo de producto Documentos: Contiene copias de documentos importantes, pasaportes, recibos, actas de nacimiento, copia de licencia, ID's 2) Define un conjunto de etiquetas, que puedas volver a utilizar Añadir etiquetas que se pueden buscar y que hacen referencia a una empresa, el estado del proyecto, propietario de una tarea o proyecto, u otros términos para que sea más fácil encontrar o filtrar contenidos. Ejemplos: Gestión de tareas: ahora, siguiente, completado Seguimiento de la solicitud: nuevo, en progreso, pendiente, cerrado Contratación: Zurich, Tokio, SF, Boston, Nota: Las etiquetas pueden ser combinaciones de palabras también: zurich_open, zurich_closed 3) Establece normas para fijar los nombres Las normas para fijar nombres hacen que sea más fácil para y para quienes compartes la información. Por ejemplo, podrías proponer una directriz en la que cada grupo, persona o departamento utilice su propio código de grupo (por ejemplo, “MKTG” para “Marketing”) siempre que creen un nuevo título para una libreta o nota compartida. Ese código se puede utilizar para buscar todas las libretas que tiene un grupo o departamento determinado. Ejemplos Para libretas: Todas las libretas comienzan con un prefijo de una palabra para el departamento o grupo que la tiene. Así, todas las libretas del departamento de ventas, por ejemplo, comenzarían con “Ventas:” como por ejemplo, “Ventas: Informes” Para notas: Todas las notas relacionadas con las reuniones empiezan con la fecha que aparece en el título de la nota, como por ejemplo “2014-09-05 Reunión Semanal PM” Para etiquetas: Todas las etiquetas que hacen referencia a una fase de lanzamiento o del proyecto comienzan con un símbolo asterisco (*) como en “*alfa”, “*diseño”, o “*pendiente” Más consejos Explora los siguientes consejos para descubrir otras formar de trabajar con las etiquetas: Accede tus búsquedas más frecuentes utilizando los atajos: Crea atajos para acceder rápidamente a lo que utilizas de manera diaria Crea una estructura organizada: Acuerda las normas para establecer los nombres y una estructura organizada para las notas, libretas y etiquetas.
