Consejos para organizar notas, libretas y etiquetas

[Giovanna 37]

Aunque Evernote facilita la búsqueda de contenido, es una buena idea establecer una forma coherente de organizar y nombrar las notas, libretas y etiquetas para facilitarte a ti y a otras personas encontrar lo que necesitan.

Las libretas son la forma más fácil de organizar las notas en Evernote y, en general, se utilizan para separar las notas por categoría, ubicación u objetivo. Por ejemplo, puedes crear una libreta que se llame 'Notas de trabajo' y una que se llame 'Notas personales' para que estas notas estén separadas y sea más fácil encontrarlas.

Organiza notas en las libretas para que puedas navegar, buscar y compartir notas similares fácilmente; por ejemplo, puedes crear una libreta para:

• Proyectos de trabajo
• Planificación de viajes
• Proyectos creativos
• Recursos de la empresa
• Recibos
• Contratos o documentos

Tips para una mejor organización de tu cuenta

1. Crea una estructura de libretas lógica
2. Define un conjunto de etiquetas, que puedas volver a utilizar y que se ajuste a tus necesidades
3. Establece normas para fijar los nombres

 

1) Crea una estructura de libretas lógica

Ejemplos:

Nombre                                       Descripción

Recursos Humanos:            Contiene una serie de recursos compartidos con toda la empresa (políticas, beneficios, días de fiesta de la empresa, políticas y procedimientos, organigrama, etc.)

Ventas y Marketing:            Contiene historias y estudios de casos de empresas que utilizan bien un producto y se comparte con toda la empresa

Desarrollo de Productos:    Contiene notas con características, diseños, notas de reuniones y tareas y se comparte con cada equipo de producto

Documentos:                         Contiene copias de documentos importantes, pasaportes, recibos, actas de nacimiento, copia de licencia, ID's

 

2) Define un conjunto de etiquetas, que puedas volver a utilizar

Añadir etiquetas que se pueden buscar y que hacen referencia a una empresa, el estado del proyecto, propietario de una tarea o proyecto, u otros términos para que sea más fácil encontrar o filtrar contenidos.

Ejemplos:

Gestión de tareas:                       ahora, siguiente, completado

Seguimiento de la solicitud:        nuevo, en progreso, pendiente, cerrado

Contratación:                              Zurich, Tokio, SF, Boston,

Nota: Las etiquetas pueden ser combinaciones de palabras también: zurich_open, zurich_closed

 

3) Establece normas para fijar los nombres

Las normas para fijar nombres hacen que sea más fácil para y para quienes compartes la información. Por ejemplo, podrías proponer una directriz en la que cada grupo, persona o departamento utilice su propio código de grupo (por ejemplo, “MKTG” para “Marketing”) siempre que creen un nuevo título para una libreta o nota compartida. Ese código se puede utilizar para buscar todas las libretas que tiene un grupo o departamento determinado.

Ejemplos

• Para libretas: Todas las libretas comienzan con un prefijo de una palabra para el departamento o grupo que la tiene. Así, todas las libretas del departamento de ventas, por ejemplo, comenzarían con “Ventas:” como por ejemplo, “Ventas: Informes”

• Para notas: Todas las notas relacionadas con las reuniones empiezan con la fecha que aparece en el título de la nota, como por ejemplo “2014-09-05 Reunión Semanal PM”

• Para etiquetas: Todas las etiquetas que hacen referencia a una fase de lanzamiento o del proyecto comienzan con un símbolo asterisco (*) como en “*alfa”, “*diseño”, o “*pendiente”

Más consejos

Explora los siguientes consejos para descubrir otras formar de trabajar con las etiquetas:

• Accede tus búsquedas más frecuentes utilizando los atajos: Crea atajos para acceder rápidamente a lo que utilizas de manera diaria
• Crea una estructura organizada: Acuerda las normas para establecer los nombres y una estructura organizada para las notas, libretas y etiquetas.