CASO: Evernote en Guarderías

[Giovanna 37]

Hola Evernoters,

El día de ayer deje a mi hija en su guardería y platique un poco con el personal acerca de mi trabajo. Les comenté que trabajo para Evernote y me preguntaron que era. Para no hacerles la historia larga, se quedaron emocionadas que de existiera una herramienta sencilla para poderles ayudar con la administración de su trabajo. Al regresar en la tarde, les presenté una hoja sencilla con ideas (según yo) como pudiera Evernote ayudarles. Me pareció que sería buena idea compartirles el caso y ver que opinan ustedes.

Primero identifique los siguientes datos:

- El equipo es uno muy pequeño (2-3 personas), por lo que no habían buscado herramientas o algo similar
- El numero de niños es reducido (5 o menos) por cada una de las cuidadoras
- Utilizan mensajes SMS individuales o grupales para enviarnos fotos o avisos
- Utilizan iPhones personales y una computadora Windows principal
- Escriben a mano los recibos de pago
- Mantienen la información para los padres de familia en hojas impresas, y a veces se quedan sin copias
- Mantienen un registro con cada niño, que incluye formas, registros de vacunación y documentos firmados para la validez de la institución
- Mantienen un registro de la documentación del inmueble, como inspecciones y otras cosas

¿Como usarían Evernote en una situación como esta? Yo ya tengo una respuesta pero me gustaría ver como harían la adaptación ustedes. Una de las cosas que me gusta de Evernote es que existen muchas variaciones y formas de adaptarse, incluso para todo tipo de bolsillo.  

Es por eso que antes de darles mi respuesta, me encantaría ver las suyas. Es más, podría encontrar maneras que no había pensado.

[DTLow 5,736]

8 minutes ago, Giovanna said:

Hola Evernoters,

El día de ayer deje a mi hija en su guardería y platique un poco con el personal acerca de mi trabajo. Les comenté que trabajo para Evernote y me preguntaron que era. Para no hacerles la historia larga, se quedaron emocionadas que de existiera una herramienta sencilla para poderles ayudar con la administración de su trabajo. Al regresar en la tarde, les presenté una hoja sencilla con ideas (según yo) como pudiera Evernote ayudarles. Me pareció que sería buena idea compartirles el caso y ver que opinan ustedes.

Primero identifique los siguientes datos:

- El equipo es uno muy pequeño (2-3 personas), por lo que no habían buscado herramientas o algo similar
- El numero de niños es reducido (5 o menos) por cada una de las cuidadoras
- Utilizan mensajes SMS individuales o grupales para enviarnos fotos o avisos
- Escriben a mano los recibos de pago
- Mantienen la información para los padres de familia en hojas impresas, y a veces se quedan sin copias
- Mantienen un registro con cada niño, que incluye formas, registros de vacunación y documentos firmados para la validez de la institución
- Mantienen un registro de la documentación del inmueble, como inspecciones y otras cosas

¿Como usarían o recomendarían Evernote en una situación como esta? Yo ya tengo una respuesta pero me gustaría ver como harían la adaptación ustedes. Una de las cosas que me gusta de Evernote es que existen muchas variaciones y formas de adaptarse, incluso para todo tipo de bolsillo.  

Es por eso que antes de darles mi respuesta, me encantaría ver las suyas. Es más, podría encontrar maneras que no había pensado.

Puede ser importante identificar el hardware que se está utilizando; Computadoras de escritorio, tabletas, etc.

También quiero asegurarse de que hay copias de seguridad en su lugar. Copia de seguridad de mis notas con una exportación diaria en formato html

[Giovanna 37]

Just now, DTLow said:

Puede ser importante identificar el hardware que se está utilizando; Computadoras de escritorio, tabletas, etc.

También quiero asegurarse de que hay copias de seguridad en su lugar. Copia de seguridad de mis notas con una exportación diaria en formato html

Gracias DTLow, añadiré esta información.

[DTLow 5,736]

21 minutes ago, Giovanna said:

Primero identifique los siguientes datos:

- El equipo es uno muy pequeño (2-3 personas), por lo que no habían buscado herramientas o algo similar
- El numero de niños es reducido (5 o menos) por cada una de las cuidadoras
- Utilizan mensajes SMS individuales o grupales para enviarnos fotos o avisos
- Utilizan iPhones personales y una computadora Windows principal
- Escriben a mano los recibos de pago
- Mantienen la información para los padres de familia en hojas impresas, y a veces se quedan sin copias
- Mantienen un registro con cada niño, que incluye formas, registros de vacunación y documentos firmados para la validez de la institución
- Mantienen un registro de la documentación del inmueble, como inspecciones y otras cosas

¿Como usarían Evernote en una situación como esta? Yo ya tengo una respuesta pero me gustaría ver como harían la adaptación ustedes. Una de las cosas que me gusta de Evernote es que existen muchas variaciones y formas de adaptarse, incluso para todo tipo de bolsillo.  

Es por eso que antes de darles mi respuesta, me encantaría ver las suyas. Es más, podría encontrar maneras que no había pensado.

En cuanto a la organización de la información; Yo recomendaría un cuaderno para cada niño

Tendría plantillas estándar para cada tipo de documento. Esto garantizaría que todos los contenidos tengan títulos y etiquetas estándar

 

[DTLow 5,736]

@Giovanna   

Estoy interesado en ideas para esto
Desafortunadamente parece haber una respuesta limitada.
¿Te importa si vuelvo a poner en inglés?

[DTLow 5,736]

On 2016-11-09 at 0:54 PM, Giovanna said:

Hola Evernoters,

Translated

While dropping off my daughter at daycare yesterday morning, the staff and I started talking about my job. Evernote came into the conversation so they asked me a bit more about what it was. So long story short, they got excited about the possibilities of using Evernote as a tool for them. Once I returned in the afternoon, I shared them a note with ideas and suggestions that I believe would fit them best with Evernote. But then I also thought of sharing this specific scenario case with you guys and get some opinions.

I first identified the following data:

- They are a very small team (2-3 people), so there was not previous need for a team tool

- The number of children is quite small (5 or less) per each one of the nannies

- They contact the parents through SMS messages to share pictures or announcements.

- They have their own personal iPhones. The Daycare itself has 1 single Windows computer

- The receipts for payments are written by hand.

- They share information with the parents in print or photocopies and often run out of them

- They do keep a file each child with forms, documents, authorization forms, etc. They also keep a file of all the documents related to the permits, inspection forms, etc.

Now, What would you guys suggest or recommend in this scenario? I already have an answer but I would love to see how you guys adapt or propose it. One of my favorite things I like about Evernote is the ability to match and adapt to many different ways, including any type of budget.

So please share your opinions or proposals. It can even help me to see other opportunities I did not consider.

I'd make sure there are backups in place - this data must never get lost
I backup up my notes with a daily export in html format

Concerning the organization of information;
I'd suggest a notebook for each child
and standard templates for each type of document
- this would ensure that all content has consistent titles, tags. format ...

Staff can use their iPhone cameras to easily import documents (Scanable app)
The child Notebooks can be shared to the staff

[jgojiz 2]

• Considero que es muy importante establecer una sola plataforma de gestión documental (cambiar la máquina windows por un Mac por ejemplo). La razón de esto es que las interfaces son integradas y disminuiría el error en su manipulación por cuenta del personal.
• Qué disposición tienen los padres (clientes) para comunicarse con la guardería mediante Evernote? Estoy asumiendo que ésta sería la primera solución de la guardería en materia de relaciones con los clientes.
• Estoy de acuerdo con que la info se agrupe con una libreta por niñ@. Pero se debe definir muy bien qué clase de información debe contener; si es personal (como fotos u otros datos personales) debería revisarse si existe alguna limitación de tipo legal, al menos para la documentación propia de la guardería. En esta libreta también deberían estar los recibos.
• Podría haber otra libreta compartida con los responsables (padres) del niñ@ sobre las actividades diarias o eventos especiales. Aquí sería bueno acordar ideas con los padres.

Gracias por compartir el caso, Giovanna. Espero haber aportado algo y que nos compartas tu solución.

Saludos.

[Giovanna 37]

@jgojiz, ¡Buenisimas observaciones! Muy al punto. @DTLow, Me encanta que te hayas unido a la discusión/ I love that you have joined the discussion!

Deja comparto unas pistas de los que yo recomendé.

En relación a una sola plataforma, por el momento no tiene  previsto cambiar a Mac. A mi me gusta la versión actual de Windows, por lo que no he tenido conflicto para recomendarla.

Algo que quiero añadir como una observación mía, es que yo recomendé una cuenta principal por parte de la Guardaría y una cuenta personal con cada una de las cuidadoras. La cuenta de la Guardería tiene toda la documentación legal y de la institución. Esta para compartirse con las cuidadoras solamente y con permisos restringidos (ellas no necesitan añadir información), por lo que la administradora de la Guadería solo tiene acceso directo y control completo.

Para las fotos y demás cosas que si pueden compartirse con los padres, yo recomendé que las cuidadoras compartan las Libretas directamente desde sus cuentas con los padres. No todos los padres ocupan utilizar Evernote, porque pueden compartir una nota en particular o una Libreta como enlace abierto. Desde un smartphone o tablet el padre de familia puede ver las fotos del dia si es que no quieren utilizar Evernote.

[alejandroaguirrerios@gmail 1]

On 15/11/2016 at 11:10, Giovanna dijo:

@jgojiz, ¡Buenisimas observaciones! Muy al punto. @DTLow, Me encanta que te hayas unido a la discusión/ I love that you have joined the discussion!

Deja comparto unas pistas de los que yo recomendé.

En relación a una sola plataforma, por el momento no tiene  previsto cambiar a Mac. A mi me gusta la versión actual de Windows, por lo que no he tenido conflicto para recomendarla.

Algo que quiero añadir como una observación mía, es que yo recomendé una cuenta principal por parte de la Guardaría y una cuenta personal con cada una de las cuidadoras. La cuenta de la Guardería tiene toda la documentación legal y de la institución. Esta para compartirse con las cuidadoras solamente y con permisos restringidos (ellas no necesitan añadir información), por lo que la administradora de la Guardería solo tiene acceso directo y control completo.

Para las fotos y demás cosas que si pueden compartirse con los padres, yo recomendé que las cuidadoras compartan las Libretas directamente desde sus cuentas con los padres. No todos los padres ocupan utilizar Evernote, porque pueden compartir una nota en particular o una Libreta como enlace abierto. Desde un smartphone o tablet el padre de familia puede ver las fotos del día si es que no quieren utilizar Evernote.

creo que también seria buena idea crear desde la cuenta principal una libreta para cada niño, con permiso de ver y editar para que  las maestras puedan registrar el progreso diario de cada niño, formando una especie de expediente o hoja de vida que se pueda compartir con sus padres ( solo ver ) para que ellos observen y evaluen el progreso de sus hijos.

no solo esto servirá para que los padres vean el desempeño de sus hijos, sino que puede servir como una evidencia para que la escuela demuestre su excelente trabajo.

[Javier Vazquez 0]

On 9/11/2016 at 15:54, Giovanna dijo:

Hola Evernoters,

El día de ayer deje a mi hija en su guardería y platique un poco con el personal acerca de mi trabajo. Les comenté que trabajo para Evernote y me preguntaron que era. Para no hacerles la historia larga, se quedaron emocionadas que de existiera una herramienta sencilla para poderles ayudar con la administración de su trabajo. Al regresar en la tarde, les presenté una hoja sencilla con ideas (según yo) como pudiera Evernote ayudarles. Me pareció que sería buena idea compartirles el caso y ver que opinan ustedes.

Primero identifique los siguientes datos:

- El equipo es uno muy pequeño (2-3 personas), por lo que no habían buscado herramientas o algo similar
- El numero de niños es reducido (5 o menos) por cada una de las cuidadoras
- Utilizan mensajes SMS individuales o grupales para enviarnos fotos o avisos
- Utilizan iPhones personales y una computadora Windows principal
- Escriben a mano los recibos de pago
- Mantienen la información para los padres de familia en hojas impresas, y a veces se quedan sin copias
- Mantienen un registro con cada niño, que incluye formas, registros de vacunación y documentos firmados para la validez de la institución
- Mantienen un registro de la documentación del inmueble, como inspecciones y otras cosas

¿Como usarían Evernote en una situación como esta? Yo ya tengo una respuesta pero me gustaría ver como harían la adaptación ustedes. Una de las cosas que me gusta de Evernote es que existen muchas variaciones y formas de adaptarse, incluso para todo tipo de bolsillo.  

Es por eso que antes de darles mi respuesta, me encantaría ver las suyas. Es más, podría encontrar maneras que no había pensado.

Hola Giovanna.

Soy casi un novato usando Evernote y la verdad no estoy informado de todo el potencial de esta herramienta, pero en este caso se me ocurrió, que lo mas importante son los padres, ellos siempre quieres saber lo que hacen sus hijos, que aprenden.

Yo lo que haría es recopilar todos los dibujos, trabajos, quizás grabar las canciones que cantan, de modo que los padres vean los avances de sus hijos.